생산부터 CS까지 혼자 운영하는 시스템 만들기

혼자서도 충분히 가능한 구조, 핵심은 ‘흐름’과 ‘자동화’입니다

1인 제조 창업을 시작하면 처음엔 모든 걸 혼자 해야 합니다.
물건을 만들고, 포장하고, 택배를 보내고, 문의도 답하고, 심지어 마케팅까지.
혼자서 감당하기엔 너무 많은 일 같고 업무의 영역을 구분하는 것도 쉽지 않지만, 사실 흐름을 잘 정리하고 시스템을 만들면 의외로 효율적으로 운영할 수 있습니다.
처음엔 막막하겠지만 매일 2~3시간만 투자해도 전 과정을 안정적으로 돌릴 수 있습니다.
여기에서는 초보 1인 창업자도 따라할 수 있는 ‘혼자 운영 시스템’의 핵심 구성을 실제 운영 흐름을 기준으로 풀어드리겠습니다.

 

1. 생산은 ‘정리된 루틴’이 전부입니다

혼자 운영할 때 가장 중요한 건 생산 루틴을 정해두는 것입니다.
예를 들어, 매주 화요일과 목요일 오전은 생산, 금요일은 재고 정리 및 포장, 나머지 시간은 마케팅이나 CS에 할당하는 방식으로 시간별 역할을 나누면 정신적 스트레스가 훨씬 줄어듭니다. 특히 식품과 같은 경우 발송을 하는 요일을 정해두면 좋습니다. 

제품이 여러 종류일 경우, 생산 공정을 가능한 한 ‘묶어서 처리’하세요.
예:

• 월요일 오전: 모든 제품 반죽 준비
• 화요일 오전: 1차 생산
• 수요일 오전: 라벨 출력 및 포장 작업
  이런 식으로 동선을 최소화하면 생산성도 높고 체력 소모도 줄일 수 있습니다.

 

2. 재고 관리는 엑셀보다 ‘목표 수량’ 기준으로

처음엔 프로그램 없이도 충분합니다.
구글 스프레드시트 하나로 제품별 생산 수량, 재고 현황, 포장 가능 수량을 모두 정리할 수  있습니다.
가장 중요한 건 "얼마나 만들고, 언제까지 팔릴 수 있나"입니다.
재고를 숫자로 관리하기 어려울 땐, 제품 단위로 '판매 목표 수량'을 정해서 움직이면 관리가 훨씬 쉬워집니다.
예를 들어 ‘이번 주에 쿠키 50세트 팔겠다’는 목표가 있으면, 생산과 마케팅 일정이 자동으로 맞춰집니다.

 

3. 포장은 ‘단순화’와 ‘세팅’이 핵심입니다

혼자서 하루 20개 이상을 포장하기 시작하면 생각보다 시간이 오래 걸립니다.
그래서 가장 추천하는 방법은 포장 라인 미리 세팅하기입니다.

1. 상자 접기
2. 스티커 붙이기
3. 제품 넣기
4. 충전재 넣기
5. 송장 출력 후 부착
   이 과정을 순서대로 테이블에 나열하고 루틴처럼 작업하면, 최소한의 동작으로 1인 작업도 가능해집니다.
   라벨 프린터(3~5만 원대), 송장 출력기(택배사 제공)를 활용하면 시간도 절약되고, 포장 퀄리티도 일정하게 유지됩니다.

 

4. CS는 ‘시간 지정’과 ‘템플릿’이 정답입니다

 

혼자 일할 때 가장 신경 쓰이는 건 CS(고객 응대)입니다.
계속 알림이 울리고, DM이 오고, 문의가 들어오면 집중이 깨지고 스트레스를 받게 됩니다.
그래서 CS시간도 정해  매일 오후 4시~5시 한 시간만 ‘고객 응대 시간’으로 정해놓고 확인하는 방법도 요긴합니다. 대신 고객에게 미리 고지하고 업무 처리도 꼼꼼히 해야겠죠. 따로 업무용 알뜰폰을 하나 장만하는 것도 생각할 수 있습니다. 
또한 자주 묻는 질문은 구글 문서에 템플릿으로 만들어두고 복붙합니다.
예:

• 배송 언제 오나요?
  → "안녕하세요! 주문해 주셔서 감사합니다. 모든 제품은 주문일 기준 1~2일 내 출고되며, 출고 후엔 평일 기준 하루 안에 도착합니다 :)"

이렇게 하면 고객 응대 품질은 유지하면서도, 시간을 효율적으로 운영할 수 있습니다.

 

5. 마무리는 자동화 도구 몇 가지로 충분합니다

혼자서 운영하는 데에도 ‘자동화 도구’ 몇 가지만 익혀두면 정말 편해집니다.

• 네이버 폼: 예약 주문받기
• 구글 스프레드시트 + 이메일 자동화: 주문 내역 정리 & 자동 응답
• 미리캔버스 or Canva: 이미지/리뷰 안내 제작
• 톡채널 자동응답: 문의 즉시 기본 응대 설정
  이런 도구는 무료 또는 저렴한 비용으로 사용할 수 있고, 한번 세팅해 두면 계속 반복되는 작업을 줄여줍니다.
  진짜 중요한 일에 더 많은 시간을 쓸 수 있게 되죠.

 

혼자 일하는 건 외롭지 않습니다, 흐름이 있다면

 

많은 사람들이 1인 창업을 막막해하지만, 사실은 ‘처음 흐름을 어떻게 만들었느냐’에 따라 운영 난이도가 달라집니다.
완벽하지 않아도 괜찮습니다. 처음엔 엉성해도, 루틴이 만들어지고, 도구를 익히고, 고객이 늘면서 점점 자리를 잡게 됩니다.
혼자서도 충분히 ‘작은 공장’을 운영할 수 있고, 생산부터 CS까지도 가능합니다.
중요한 건 내 몸에 맞는 시스템을 만드는 것입니다.
그리고 그 시스템은 지금 이 순간, 아주 단순한 루틴 하나에서 시작할 수 있습니다.